تحول کارایی جلسات با تبلت‌های کنفرانس هوشمند: سفر یک شرکت چندملیتی آمریکایی

ناکامی پنهان در دفاتر مدرن

در بسیاری از دفاتر جهانی، فضاهای جلسات با ارزش اغلب کم استفاده می‌شوند - یا بدتر از آن، دو بار رزرو می‌شوند. کارمندان بین اتاق‌ها عجله می‌کنند، صفحه‌نمایش‌ها برنامه‌های قدیمی را نشان می‌دهند و بحث‌های خودجوش برای یافتن فضا تلاش می‌کنند. برای شرکت‌های چندملیتی که صدها اتاق را در چندین طبقه مدیریت می‌کنند، این فقط یک ناراحتی نیست - بلکه یک ضرر قابل اندازه‌گیری در بهره‌وری و زمان همکاری است.

در پاسخ به این چالش‌ها، سازمان‌های پیشرو به سمت تبلت‌های رزرو جلسه و سیستم‌های رزرو اتاق کنفرانس روی می‌آورند تا برنامه‌ریزی را ساده‌سازی کنند، استفاده از اتاق را نظارت کنند و تجربه کلی محل کار را بهبود بخشند. یکی از این شرکت‌ها، یک شرکت چندملیتی فناوری مستقر در ایالات متحده با دفاتر منطقه‌ای در اروپا و آسیا، اخیراً فرهنگ جلسات خود را با استفاده از یک تبلت اتاق کنفرانس کاملاً یکپارچه دوباره تعریف کرده است.

یک دفتر جهانی در جستجوی همکاری یکپارچه

این مشتری در صنعت خدمات نرم‌افزاری و فناوری اطلاعات فعالیت می‌کند و بیش از 3000 کارمند در شش کشور دارد. دفتر مرکزی آن در کالیفرنیا بر جلسات استراتژیک، پروژه‌های چند منظوره و جلسات توجیهی مشتریان نظارت روزانه دارد. با این حال، با گسترش کار از راه دور و ترکیبی پس از سال 2020، سیستم رزرو دفتر موجود این شرکت برای پشتیبانی از پویایی‌های جدید جلسات آن تلاش کرد.

کارمندان اغلب به اتاق‌های کنفرانس می‌رسیدند و متوجه می‌شدند که علیرغم رزرو، اشغال شده‌اند. دیگران به طور کلی از رزرو اجتناب می‌کردند، زیرا از در دسترس بودن اتاق مطمئن نبودند. به‌روزرسانی‌های دستی در تقویم‌های مشترک باعث ناسازگاری بین دپارتمان‌ها و مناطق زمانی می‌شد. نتیجه اتلاف وقت و ناامیدی بود - که همکاری را در شرکتی که بر نوآوری بنا شده بود، تضعیف می‌کرد.

وقتی مدیریت جلسه به یک مانع برای بهره‌وری تبدیل می‌شود

حسابرسی داخلی مقیاس کامل این موضوع را نشان داد:

بیش از 25٪ از اسلات‌های جلسه رزروهای «شبح» بودند، جایی که اتاق‌های رزرو شده استفاده نمی‌شدند.

کارکنان به طور متوسط 10 دقیقه در هر جلسه صرف یافتن فضای موجود کردند.

مدیران تأسیسات دیدی نسبت به استفاده واقعی از اتاق در 12 طبقه اداری نداشتند.

بدون یک نمایشگر برنامه‌ریزی اتاق یکپارچه، هیچ نمایشی از اشغال در زمان واقعی وجود نداشت. جلسات یا در آخرین لحظه لغو می‌شدند یا به دلیل رزروهای دوگانه به تأخیر می‌افتادند. برای شرکتی که بیش از 200 جلسه داخلی در روز برگزار می‌کند، حتی بی‌کفایتی‌های کوچک نیز اثرات تجمعی قابل توجهی داشت.

استقرار یک راه‌حل هوشمند و یکپارچه

برای مقابله با این چالش‌ها، این شرکت شبکه‌ای از تبلت‌های کنفرانس هوشمند را در دفاتر جهانی خود پیاده‌سازی کرد. سیستم انتخاب شده دارای تبلت‌های مدیریت اتاق سازمانی بود که در خارج از هر فضای جلسه نصب شده بود و به یک سیستم رزرو اتاق کنفرانس متمرکز متصل بود که با Microsoft Outlook و Google Workspace ادغام شده بود.

هر تبلت برنامه‌ریزی دفتر در دسترس بودن در زمان واقعی، رزروهای آینده و اطلاعات ظرفیت اتاق را نمایش می‌داد. کارمندان می‌توانستند فوراً یک اتاق جلسه را رزرو کنند، یک جلسه را تمدید کنند یا یک فضا را با یک ضربه آزاد کنند. تبلت‌های هوشمند اتاق اداری نیز به طور خودکار با سیستم تقویم شرکت همگام‌سازی می‌شدند و مغایرت‌های داده‌ها را بین طبقات و مناطق از بین می‌بردند.

مهمتر از همه، استقرار از رابط‌های چند زبانه پشتیبانی می‌کرد - که برای نیروی کاری که در مناطق زمانی و فرهنگی فعالیت می‌کند، حیاتی است. تیم‌های فناوری اطلاعات راه‌حل‌های اتاق کنفرانس سازمانی را از راه دور از طریق یک داشبورد ابری پیکربندی کردند و از به‌روزرسانی‌های مداوم و حداقل نگهداری در محل اطمینان حاصل کردند.

آوردن اتوماسیون به همکاری روزمره

پس از نصب، تغییر تقریباً فوری بود. کارمندانی که در راهرو قدم می‌زدند می‌توانستند علائم دیجیتال اتاق جلسه را مشاهده کنند که نشانگرهای در دسترس بودن با کد رنگی را نمایش می‌دهد - سبز برای رایگان، قرمز برای در حال استفاده، زرد برای رزروهای در انتظار. یک ضربه روی تبلت نمایشگر برنامه‌ریزی دفتر  امکان رزرو فوری برای بحث‌های موقت را فراهم کرد.

برای جلسات پروژه تکراری، نمایشگر رزرو اتاق به طور خودکار با سیستم‌های داخلی همگام‌سازی می‌شد و یادآورهایی را ارسال می‌کرد و در صورت عدم ورود شرکت‌کنندگان در عرض 10 دقیقه، اتاق‌ها را آزاد می‌کرد - یک ویژگی کلیدی برای بهبود نظارت بر استفاده از اتاق جلسه.

سادگی بصری تبلت‌های نمایشگر اتاق جلسه اصطکاک را کاهش داد و همکاری بهتر فضا را تشویق کرد. کارکنان به سرعت فرآیند جدید را پذیرفتند زیرا همکاری روزانه را آسان و شفاف می‌کرد.

افزایش کارایی با نتایج قابل اندازه‌گیری پشتیبانی می‌شود

در عرض سه ماه پس از استقرار، این شرکت پیشرفت‌های عملکردی ملموسی را ثبت کرد:

استفاده از اتاق 37٪ افزایش یافت، که ناشی از انتشار رزرو خودکار است.

زمان اداری 45٪ کاهش یافت، زیرا کارمندان دیگر به برنامه‌ریزی دستی یا تأیید ایمیل متکی نبودند.

تاخیر در جلسه 60٪ کاهش یافت، با دید در زمان واقعی به در دسترس بودن اتاق.

تیم‌های تأسیسات بینش‌های عملی در مورد روند اشغال به دست آوردند و به بهینه‌سازی طرح‌بندی دفتر و کاهش فضاهای کم استفاده کمک کردند.

ابزارهای کارایی جلسات شرکتی  نه تنها عملیات را ساده کردند، بلکه یک فرهنگ شفاف‌تر و مبتنی بر داده نیز ایجاد کردند. تصمیم‌گیری در مورد طراحی فضای کاری اکنون بر اساس معیارهای استفاده واقعی و نه مفروضات بود.

آنچه مشتری گفت

«تبلت‌های جدید اتاق کنفرانس نحوه کار ما را تغییر داده‌اند،» مدیر زیرساخت فناوری اطلاعات مشتری گفت. «قبلاً، برنامه‌ریزی آشفته بود - مردم اتاق‌ها را رزرو می‌کردند و هرگز ظاهر نمی‌شدند. اکنون می‌توانیم در دسترس بودن در زمان واقعی را ببینیم، همه چیز را به صورت متمرکز مدیریت کنیم و تیم‌های ما با اصطکاک بسیار کمتری همکاری می‌کنند.»

این بیانیه منعکس‌کننده یک روند گسترده‌تر در سراسر شرکت‌های جهانی است: تغییر از مدیریت فضای واکنشی به محیط‌های همکاری فعال و دیجیتال‌محور.