هنگامی که دفاتر شرکتها گسترش مییابند، یکی از اولین سیستمهایی که دچار مشکل میشود، مدیریت اتاق جلسات است. رزروهای دوگانه اتاقها، جلسات خالی و عدم حضور، و کارمندانی که در راهروها به دنبال فضا میگردند، هر روز زمان ارزشمندی را برای یک شرکت پیشرو در ایالات متحده تلف میکرد. این شرکت به یک راهحل مدرن نیاز داشت—راهحلی که توسط یک سیستم تبلت رزرو جلسه که قادر به ارائه دید در زمان واقعی، کنترل رزرو خودکار، و یک اکوسیستم دیجیتال متصل به محل کار باشد.یک تجربه بهینهسازی در زمان واقعی و روی دیوار
مشتری—یک شرکت فناوری بینالمللی که در هشت طبقه در شیکاگو فعالیت میکند—بیش از 60 اتاق جلسه را مدیریت میکرد. کار ترکیبی پیچیدگی را اضافه کرد، با حضور و غیاب متغیر و استفاده غیرقابل پیشبینی از اتاقها.
ابزارهای موجود آنها نتوانستند همگام شوند:
تقویمهای Outlook
- اشغال واقعی اتاق را نشان نمیدادندورود دستی باعث سردرگمی میشد
- عدم حضورها باعث کمبود مداوم اتاق میشد
- کارمندان به اطلاعات در دسترس بودن اطمینان نداشتند
- مشخص شد که سازمان به یک راهحل متحد و خودکار متمرکز بر یک
تبلت برنامهریزی اداری با دادههای هوشمند فضای کار نیاز دارد.چرا سیستمهای سنتی در ارائه کارایی شکست خوردند
روشهای رزرو قبلی شرکت فاقد شفافیت بود. کارمندان اغلب به اتاقهایی میرسیدند که با وجود علامتگذاری «رزرو شده» خالی بودند، یا اتاقهای اشغالی را پیدا میکردند که در تقویم آزاد به نظر میرسیدند.
مسائل اصلی عبارت بودند از:
عدم ردیابی اشغال در زمان واقعی
- عدم انتشار خودکار برای جلسات رها شده
- عدم دید در سطح طبقه به فضاهای موجود
- عدم تجزیه و تحلیل برای درک الگوهای استفاده
- یک
تبلت اتاق کنفرانس و تبلت نمایش برنامهریزی اتاق یک رویکرد یکپارچه را که تأسیسات آنها نیاز داشت، ارائه داد.ایجاد یک شبکه مدیریت جلسه یکپارچه و هشت طبقه
راهحل جدید، شبکهای از
تبلتهای مدیریت اتاق سازمانی را در خارج از هر فضای جلسه مستقر کرد. این تبلتها نمایش دادند:در دسترس بودن زنده
- وضعیت جلسه فعلی
- رزروهای آینده
- گزینههای رزرو در لحظه
- متصل به Microsoft 365،
تبلت برنامهریزی کنفرانس فوراً با گردش کار موجود کارمندان همگامسازی شد. تیمهای تأسیسات پیکربندی کردند:انتشار خودکار عدم حضور
- قوانین اولویتبندی اتاق
- تخصیص فضای کار طبقه به طبقه
- اعلانهای نگهداری
- همه از طریق
رابط تبلت کنفرانس هوشمند.یک تجربه بهینهسازی در زمان واقعی و روی دیوار
تأثیر فوری بود.
تبلت علامت اتاق جلسه دیجیتال وضعیت اتاق را در یک نگاه قابل مشاهده کرد و نشانگرهای روشنشده از اختلالات جلوگیری کردند. رهبران تیم از تبلت برنامهریزی فضای کار برای شناسایی فضاهای باز در هشت طبقه در عرض چند ثانیه استفاده کردند.مدیران تأسیسات بیشترین سود را بردند.
تبلت نمایش اتاق جلسه هوشمند تولید کرد:نقشههای حرارتی
- دادههای استفاده در ساعات اوج
- بینشهای ظرفیت
- تجزیه و تحلیل برنامهریزی بین طبقات
- این دادهها در نهایت نشان داد که فضاها
واقعاً چگونه استفاده میشوند—و کجا نیاز به طراحی مجدد وجود دارد.افزایشهای قابل اندازهگیری در استفاده و کارایی
در عرض سه ماه:
رزروهای شبحوار 63٪ کاهش یافت
- تضادهای جلسه به طور قابل توجهی کاهش یافت
- رزروهای در لحظه افزایش یافت
- به دلیل تبلتهای نمایش درب در زمان واقعیبهرهبرداری کلی از اتاق جلسه 28٪ بهبود یافت
- افزودن یک
تبلت ردیابی اشغال اتاق و انتشار خودکار، مشکلات برنامهریزی طولانیمدت را به طور کامل از بین برد.کارمندان هماهنگی اتاق را به عنوان
«بدون زحمت، دقیق و بدون استرس» توصیف کردند.آنچه مشتری در مورد این تحول گفت
مدیر عملیات محل کار به اشتراک گذاشت:
«این سیستم در نهایت شفافیت را به ارمغان آورد. ما میتوانیم دقیقاً ببینیم که چگونه از فضاهایمان استفاده میشود، و این به ما امکان میدهد تصمیمات آگاهانه بگیریم.»
یک مدیر بخش اضافه کرد:
«رابط کاربری ساده، قابل اعتماد و همیشه بهروز است. این بخشی از گردش کار روزانه ما شده است.»
بازخورد آنها نشاندهنده قابلیت اطمینان و شفافیت ارائه شده توسط
اکوسیستم تبلت نمایش برنامهریزی اداری است.یک طرح آماده برای آینده برای بهینهسازی فضای شرکت
این مورد نشان میدهد که چگونه یک راهحل جامع
تبلت مدیریت فضای اداری میتواند کارایی را در شرکتهای بزرگ تغییر دهد. فراتر از راحتی رزرو، بینشهای عملی به سازمان کمک کرد:توزیع اتاق جلسه را دوباره طراحی کنید
- از استراتژیهای کار ترکیبی پشتیبانی کنید
- نیازهای فضای کار آینده را پیشبینی کنید
- اصطکاک عملیاتی را کاهش دهید
- تجربه کارمند را بهبود بخشید
- برای هر شرکت چندملیتی که به دنبال کنترل هزینه بهتر، استفاده هوشمندانهتر از فضا و عملیات سادهتر است،
تبلت بهینهسازی جلسه شرکتی دیگر اختیاری نیست—برای محل کار مدرن ضروری است
پیام شما باید بین 20 تا 3000 کاراکتر باشد!